Smile-hack

40代夫婦が住宅ローンと子育てに追われ節約や副業をしながらも明るく楽しく生きていく記録

「G Suite」と「Office365」どっちにするか悩んだ結果

f:id:aeron501:20180110222612j:plain

勤務先は小さな町工場の僕です。 従業員は50人弱。

プレス板金とか溶接とか、そんなことをしながら色々な大量生産の一翼を担っていますが最近、請負の仕事の様子が変わってきています。
一応、管理職なのですが最近は「G Suite」と「Office365」の間で揺れています。

というか年末年始はずっとそのことばかり考えていまいした。

とりあえず結論ですが「G Suite」にします。
あと「LINEWORKS」は決定事項。

どうして「G Suite」と「Office365」で悩んでいるのか

(「G Suite」と「Office365」の説明は割愛します。)

僕の会社は少し古くからの町工場ですがこれまではほぼ1社からの請負で仕事をしていました。
そのおかげで客先とはパイプが太くなり、品質的にはお墨付きもあったので「書類よりコストダウン」とばかりに製造業でよくある書類「QC工程表」や「検査標準」「手順書」なんてものがかなりの割合で欠落しておりました。

まあ、時代の流れでISO9001やらISO14001なんてのは認証受けているのですがそれでも色々と穴だらけ。

しかし、そんな1社との関係も危うくなり、各方面から請負をすることとなったのですが、やっぱり書類を出せ出せでかなり大変なことになっています。
そんな中、品質関係の書類は一人で作っていたのですがさすがにしんどくなってきていたのでこのあたりでツールを改善してみようかと思い立ちました。

今までは「図面=A0の紙」とか検査なんかしない現場、日報すら書くのが面倒だというお父さん方、となんとかやってきましたが
「図面はpdfでクラウド」「作業指示や急ぎじゃない用件はチャット」「書類はクラウドで共有」とかそんな感じにしたいなーと。

ということで2大グループウェアのどっちかを採用しようかなという感じになりました。

ただ、やっぱりそれだけだと色々と問題があって、チャットツールは「LINEWORKS」が決定事項。
本当はslackとか採用したいんですけど、あまりこういうのに興味ない人はやっぱり「LINEテイストと操作感」の「LINEWORKS」がいいんじゃないかと。

「LINEWORKS」はトーク(チャット)、カレンダー、メール、ドライブで月額540円とかですから使わない手はありません。
何と言ってもアプリが1個でこれだけの機能が入っているのはかなり嬉しいですはずです。
「Drive」の仕様はちょっと残念ですがpdfを入れておくだけならたぶんOKですので採用です。

で、そのほかの部分で「G Suite」と「Office365」で悩んでいたわけです。

普通に行けば「Office365」だけど

そう、あまり深く考えなければ「Office365」なんです。

実際、Officeのライセンスは15個くらいあるし、客先との書類はほとんどエクセルだし。
ただ、今のところOfficeのライセンスはほぼ買い切りのインストールするやつなんですよね。

僕のSurfaceだけ「Office 365 Business」入れてますが...

で、Onedriveとか便利なんですけどせっかくなら「Office 365 Business Premium」入れたいなと。
ということで無料試用してみたんですけど「Sharepoint」が難解

Teamsも難解
Teamsで困ったのはOnedriveのデータをチーム上の会話に上げると「コピーがアップロード」されるんです。
なので同じ名前のデータが増殖していくんです。
そして、特に共有ではなく「コピー」なので最新版の管理がたぶん不可能、なので却下となりました。
(便利そうだったのですが....まあ、本当は共有リンクを貼ればいいんでしょうけどデフォルトでは選択できない)
それとTeamsのやり取りがアーカイブできないのもちょっとダメかな。

もちろん触っているうちに分かってきて、ちゃんと使えば便利そうだなと思ったんですけど、多分「使いこなす前に破綻するな」と感じてしまいました。
「共有」も細かく設定できるみたいですけど細かすぎて多分ムリ。

確かに「Office 365 は情シスいらずで簡単」みたいな感じであちこちで言われてますが知識の無い集団にとっては全く意味不明な代物です。
そんな無知な集団だからファイルサーバー丸投げやらアクセスの発注システムやらを外注して毎月50万の保守費用を払うことになってるわけです。

で、「G Suite」もお試ししてみたんですが、雲泥の差で「かなりわかりやすい」
素人でもかなりイケるかも(笑

ということで「G Suite」優勢となりました。
最終的には現場で使う書類は現場で作ってもらいたいので「G Suite」の方がわかりやすい、共有しやすいという感じを受けました。

あとはよっぽどの操作をしない限り、スプレッドシートやドキュメントのデータはドライブ上の1個しかないので「似たようなファイルの無限増殖」は避けられるかなというのもポイントでした。

「G Suite」に期待したいこと

f:id:aeron501:20180110222711j:plain
出典:G Suite 公式サイトより

あと、個人的にいいなと思ったのは「Chromebook」
端末は比較的安価ですし、あまり悪さができなそう。

「G Suite」なら少しイニシャルコストをかければ端末管理も可能だし。

なにより、Officeのインストールとか、メール設定とかPC買い換えるたびにしなくていいのはかなり嬉しいです。

毎度ですけど、PCの買い替えは本当にメンドウです。 まあ、メールの設定とかサーバーとの接続設定とか位ですけど。

「G Suite」のネットつなげてログインだけは「超ラク」な気がします。

あと、Googleの準拠法が米国だとか、規約が鬼だとか言われてますけどまあ仕方ないかなと割り切って使ってみたいと思ってます。

あ、「G Suite」はMacもイケるのも嬉しいです。

gsuite.google.co.jp

Microsoft Office - 家庭やビジネスで活用できるソフトウェア

line.worksmobile.com